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UBO Monitoring: 3 Tipps, wie Sie Ihre Compliance-Prozesse durch Automatisierung auf das nächste Level heben

| September 08, 2020

Die laufende Prüfung Ihrer Geschäftspartner und derer wirtschaftlich Berechtigten gehört als Compliance-Zuständige/r zu Ihrem Job. Die damit verbundenen betrieblichen Aufwände kennen Sie – deswegen geben wir Ihnen in diesem Beitrag eine Übersicht, wie Automatisierung Ihnen dabei hilft, Hürden zu überwinden und eine effizientere Arbeitsweise für sich selbst, Ihr Team und Ihr Unternehmen zu fördern (und dabei sogar Unternehmenswachstum boosten können).

Tipp 1: Sparen Sie sich unnötige Prüfungen

Wenn Sie Ihrer betrieblichen Sorgfaltspflicht in Hinblick auf Ihre Geschäftspartner nachgehen, prüfen Sie neue Lieferanten, Kunden oder weitere Dritte nicht nur beim Onboarding. Um dem Geldwäschegesetz und Due Diligence Richtlinien nachzukommen, unterziehen Sie Ihre Geschäftspartner auch einer regelmäßigen, periodischen Prüfung. Das bedeutet: Möchten Sie Ihre sämtlichen relevanten Veränderungen im Blick behalten, müssen Sie jedes Jahr Ihr gesamtes Portfolio überprüfen und screenen.

Automatisierung wie UBO Monitoring schafft Ihnen hier einen deutlichen Zeitvorteil: Stellen Sie sich vor, Sie würden regelmäßig Updates zu Änderungen in der Beneficial Ownership Ihres Geschäftspartner-Portfolios erhalten – und könnten somit Ihr Portfolio in Echtzeit aktuell halten. So arbeiten Sie deutlich effizienter, als wenn sie periodisch alle Unternehmen und UBO überprüfen, obwohl sich eventuell gar nichts verändert hat.

Gerade in den „Nachwehen“ der Coronakrise wird die Notwendigkeit für optimierte Prüfungsprozesse deutlich: Denn durch die wirtschaftliche Krise ist es gut möglich, dass auch in Ihrem Geschäftspartnerportfolio einiges drunter und drüber geht. Zahlen aus Polen zeigen, dass die Anzahl der Änderungen in der Beneficial Ownership Struktur seit Mai deutlich angestiegen sind. 

In den weiteren kommenden Monaten nach den Lockdown erwarten wir von Bisnode noch weitere Steigerungen.

 

Tipp 2: Erkennen Sie Wachstumschancen für Ihr Unternehmen

Je nachdem wie der risikobasierte Ansatz Ihres Unternehmens ausgerichtet ist, kann ein automatisiertes UBO Monitoring nicht nur sinnvoll sein, um Ihr Unternehmen abzusichern. Sie können so auch jene Unternehmen schneller identifizieren, bei denen sich z.B. das Wegfallen eines UBO positiv auf die Risikobewertung dieses Unternehmen auswirkt. So können sich neue Geschäftschancen für Ihr Unternehmen ergeben. Sie sparen also nach Tipp 1 nicht nur Kosten, indem Sie effizienter arbeiten. Sie tragen so auch direkt zum Unternehmenswachstum bei.

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Tipp 3: Reduzieren Sie die Komplexität Ihrer Due Diligence Prozesse

Egal, ob Sie neu in diesem Feld tätig sind, oder schon seit Jahren Erfahrung mit Compliance- und Due Diligence Richtlinien haben: Die sich laufend erweiternde Rechtslage macht die Erfüllung der Sorgfaltspflicht unheimlich komplex. Setzen Sie auf automatisiertes UBO Monitoring, erhalten Sie kontinuierlich Alerts, die Ihnen beinahe in Echtzeit die Informationen zu direkten und indirekten Veränderungen liefern, die Ihnen sonst trotz intensiver Prüfung entfallen könnten: Zum Beispiel erhalten Sie Benachrichtigungen nicht nur, wenn ein UBO einem Netzwerk hinzugefügt oder aus dem Netzwerk entfernt wird, sondern auch bei Änderungen der prozentualen Beneficial Ownership. Dies kann Ihre Risikobewertung von Geschäftspartnern direkt beeinflussen.

Besonders wenn Sie mit Unternehmen arbeiten, die in großen Firmenverflechtungen vernetzt sind, ist die Prüfung Ihrer Geschäftspartner sehr komplex. Ein einziger UBO kann ein gesamtes Firmennetzwerk negativ beeinflussen und so Ihre Prüfungsprozesse intensivieren (mehr dazu in unserem Blogpost „Wie ein einzelner UBO ein ganzes Netzwerk infiziert“). Durch Automatisierung im Monitoring schaffen Sie hier eine wesentliche Unterstützung für Ihre Screening- und Monitoring-Prozesse: Sie erkennen Risiken rechtzeitig, kommen Ihrer Sorgfaltspflicht nach und machen dabei keine Abstriche in der Effizienz.

 

 

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