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Mahnung schreiben: Der ultimative Leitfaden plus gratis Textvorlage zum Downloaden

28 Aug 2019

Kunden, die Rechnungen nicht zahlen, sind nervig und stellen unter Umständen sogar eine Existenzbedrohung für KMUs dar. Um dennoch an Ihr Geld zu kommen, sind Mahnungen ein probates und wirksames Mittel. In diesem Artikel erzählen wir Ihnen, welche Informationen in eine Mahnung müssen, was definitiv nicht, und wie Sie den Mahnprozess am besten organisieren – plus geben Ihnen eine gratis Word-Vorlage mit professionellen Textvorschlägen.

Zum Download der Vorlage

Es macht Sinn, einen Mahnprozess zu definieren und ihn verbindlich in Ihrer Credit Policy zu verankern. Wir empfehlen Ihnen folgendes Vorgehen:

  • Zahlungserinnerung
  • 1. Mahnung
  • 2. Mahnung (letzte Mahnung)
  • Zwangsvollstreckung oder Inkasso

Zwangsvollstreckung wenn möglich verhindern

Achten Sie darauf, dass Sie nur im Notfall eine Zwangsvollstreckung einleiten. Sie ist teuer, dauert lange und ist für beide Parteien sehr unangenehm. Wir empfehlen Ihnen daher, vor einer Zwangsvollstreckung das persönliche Gespräch mit dem Kunden zu suchen. Es ist einfach, eine Mahnung zu ignorieren. Das ist bei einem Gespräch nicht möglich. Verspricht der Kunde, den Ausstand zu begleichen, dann lassen Sie sich das schriftlich bestätigen. Das persönliche Gespräch ist außerdem die Gelegenheit, über Ratenzahlungen oder eine Fristerstreckung zu reden. Auf diese Weise ersparen Sie dem Kunden eine Zwangsvollstreckung und sich selber hohe Gebühren.

Sie bestimmen also selber, wann und wie oft Sie mahnen. Auch bei der Form sind Sie vom Gesetz her im Prinzip frei. Ein Brief ist nicht unbedingt zwingend. E-Mails, Telefonate oder sogar SMS sind ebenso zulässig. Normalerweise ist es aber üblich, Mahnungen brieflich zu senden – schon allein aus Beweisgründen.

Senden Sie die erste Mahnung 10 Tage nach Ablauf der ursprünglichen Zahlungsfrist und die zweite 20 Tage nach dem Versand der ersten. 

Nennen Sie in der Mahnung auch die Konsequenzen, die drohen, falls die Rechnung unbezahlt bleibt. Setzen Sie diese dann auch durch, sonst wird Sie keine Firma mehr ernst nehmen.

Mahnung: Was gehört rein und was nicht

Machen Sie es Ihrem Kunden auf jeden Fall so einfach wie möglich, die Mahnung zur entsprechenden Rechnung zuzuordnen und zu zahlen. Daher ist es wichtig, dass die Angaben vollständig und korrekt sind.. Folgende Informationen gehören in eine Mahnung:

  • Name und Adresse des Kunden
  • Eigener Firmenname und Adresse
  • Ansprechperson inklusive Telefonnummer und E-Mail für Rückfragen
  • Ort und Datum
  • Rechnungsnummer
  • Freundliche Einleitung, kurze Beschreibung der Situation
  • Auflistung aller Posten der bezogenen Ware oder Dienstleistung
  • Zu überweisender Totalbetrag
  • Neue Zahlungsfrist
  • Konsequenzen bei Nichtbezahlen

Das gehört nicht auf eine Mahnung:

  • Drohungen
  • Unfreundlichkeiten, Anfeindungen
  • Entschuldigungen

Entscheidend ist eine professionelle Formulierung des Textes auf Ihren Mahnungen.

Bleiben Sie also auf jeden Fall sachlich aber trotzdem bestimmt. Bieten Sie eine Ansprechperson für Rückfragen an. Eventuell liegt nur ein kleines Missverständnis vor, dass mit einem kurzen Telefonat schnell aus der Welt geschafft ist. Entschuldigen Sie sich aber auch nicht. Stellen Sie sich nicht aktiv in die defensive Rolle. Es kann dann vorkommen, dass ein Kunde das als Schwäche ansieht und die Rechnung noch später zahlt.

Wichtig: Drohen Sie einem Kunden nie mit ernsthaften Nachteilen. So ein Verhalten fällt unter Umständen unter Nötigung.

Mahngebühren ja oder nein?

Ob Sie Mahngebühren erheben oder nicht, darüber entscheiden Sie selbst. Falls Sie es tun, dann sind Sie dazu verpflichtet, das in den AGBs festzuhalten und dem Kunden vor dem Abschluss des Kaufs darüber zu informieren.

Die Höhe der Mahngebühren bestimmen Sie ebenfalls selbst. Halten Sie die entsprechenden Beträge pro Mahnstufe auf jeden Fall in den allgemeinen Geschäftsbedingungen fest. Tun Sie das nicht, und erheben Sie dennoch Mahngebühren, dann ist Ihr Schuldner nicht dazu verpflichtet, diese zu bezahlen.

Bonität prüfen

Prüfen Sie die Bonität Ihrer Kunden, bevor Sie ein Geschäft abschließen? Das verhindert nämlich, dass Sie es mit säumigen Zahlern zu tun haben und stellt gleichzeitig sicher, dass Sie einfach und schnell an Ihr Geld kommen.

Mahnung schreiben: Kostenlose Textvorlage als Word-Datei

Benötigen Sie eine professionelle Formulierung für Ihre Zahlungserinnerungen und Mahnungen? Dann laden Sie gleich unsere kostenlose Textvorlage als Word-Datei herunter. Darauf finden Sie die Formulierung für die Zahlungserinnerung, die 1. und 2. Mahnung.

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Word-Vorlage: So verfassen Sie eine Mahnung richtig